虚拟引导中的那些坑(陷阱)与小技巧

什么是虚拟引导

虚拟引导(virtual facilitation),顾名思义,不是线下面对面的引导,而是采用线上的方式进行的引导。
虚拟引导,也叫作虚拟会议引导。

如果想成为一名优秀的虚拟会议引导者,你需要精通以下三个领域:
 
1. 必须知道你正在使用的虚拟会议平台的功能;
2. 应该理解和熟练使用引导优秀虚拟会议的原则;
3. 应该有一个能够使参与者在虚拟的环境中保持专注和高产的参与策略工具箱。
 
本书通过12章的内容为你提供了实现上述三个目标的路径和各种策略。那些熟悉《引导的秘诀》和《卓越会议的秘诀》的读者将会看到,在这两本书中所描述的具有威力的引导技术是如何进行调整和精简,以适应虚拟环境的。本书分为四个部分,分别介绍了虚拟革命、虚拟会议、应对挑战和虚拟会议示例。经过学习和实践,你将会得虚拟困境所带来的问题的答案,成为高效虚拟会议的组织者和实践者。
-- 《虚拟引导的秘诀:在线会议引导的实操指南》 by Richard Smith(理查德·史密斯) [美]Michael Wilkinson(迈克尔·威尔金森) (ISBN: 9787115438454)

虚拟引导中的“坑”(陷阱)

Bob 上周参加了 Pepe Nummi 的虚拟引导工作坊,收获颇丰。不敢藏私,在这里把虚拟引导当中可能会遇到的问题整理了一番,分享给大家。

虚拟引导中的“坑”(陷阱)分类如下:

  • 准备不足
  • 引导指令不清晰
  • 培训师风格
  • 参会者的参与不足
  • 不自信
  • 与主题无关

准备不足

准备不足不仅是说虚拟引导,其实对于每一次引导(或培训)都需要事先准备。
而事先的准备会包括以下内容:

  • 工具的熟悉
  • 引导结构(框架)的设计(可以参考 Pepe老师的 CSA结构 - Clarification, Solution, Action)
  • 引导工具的选择(比如力场分析、投票、me-we-us等)
  • 事先演练(dry run)
  • 要提问的问题

只有把以上内容都想清楚了,提前准备充分,才会避免一些意外的发生。

另外针对意外情况,还要有备选方案。

引导指令不清晰

指令不清晰是引导中非常常见的一个问题。比如有人给出的指令是简短扼要,而有人会尝试说了2分钟依然没有提到重点。
所以在准备环节中,可以邀请1-2位小伙伴,进行演练。

  1. 先写下你的指令(及要提问的问题)
  2. 说给小伙伴听
  3. 问问反馈,听懂了吗?哪里有问题
  4. 改进自己的指令

一个好的引导指令大致有如下特点:

  • 不要随意发出指令,每个指令都要完成特定的目的
  • 一个指令只做一件事情。如下面邀请小伙伴在白板上写下你的名字……
  • 尝试用不同的语言描述指令,或者举例示范说明指令
  • 一个指令结束后,要和伙伴确认是否有疑问。(随机抽取一个伙伴的名字提问,忌问全体)
  • 带有时间说明。如下面我们有2分钟,做这件事情……
  • 用简练的语言,避免口头禅。如那就是说,可以吗,等等
  • 尽可能把指令写到ppt上

部分观点参考于知乎文章

培训师风格

引导师要保持中立。而培训师更多是以讲课为主。
所以对于培训师风格的引导,我会建议先做好自我觉察(如冥想、禅修、静心等)

只有很好的觉察,才有更多的可能性。

以下简要描述一下引导师和培训师的区别:

  • 中心。引导师以学员为中心;而培训师以讲师为中心
  • 中立。引导师是中立的,不提供内容与观点;而培训师是讲授内容,有鲜明的观点。
  • 心态。引导师的心态是平和,每一个参与者都是ok的;而培训师需要梳理形象,我是这个领域最棒的。
  • 过程。引导师是过程的设计者,把控者,更多是关注于学员,是否全心参与;而培训师关心的是内容讲完,学员听懂。

参会者的参与不足

由于虚拟引导无法看到参与者,这一点对于引导师的挑战非常大。
所以需要一些方法来提高参与者的专注度与参与度。

大概能想到的技巧如下:(欢迎大家在评论区补充)

  • 每个小环节,随机点名一个参与者,进行确认
  • 每个活动都是简短有力(不应超过5分钟)
  • 用好ppt,如漂亮的图片
  • 选择好的工具,如zoom可以进行分组讨论

不自信

如果引导师不自信,会导致整个会议走向灾难。
所以作为引导师必须自信,哪怕做错了,也要坚定的走下去。
但有一个大前提,作为引导师,必须时刻记住会议的目的。

那就是接下来要谈的 ……

与主题无关

引导中的每个问题,每个指令,每个活动,都要时刻与会议的主题进行关联。
而且需要是紧密的关联。

不要让参与者发出这样的疑问:

我们为什么做这个活动?

虚拟引导中,还有什么方式可以保持大家对于主题的关注吗?
在线下的引导中,我们可以把会议主题写在海报纸上,挂在墙上。

虚拟引导的小技巧

虚拟引导中,除了上述的一些“坑”(陷阱)以外,还有一些小窍门。
下面为大家总结一下这些小窍门(如果你有其他的窍门,欢迎留言哦):

  • 关闭引导者的摄像头
  • 点名,时刻保持与参会者的互动
  • 选择好的工具

关闭引导者的摄像头

作为引导师,更多应关注流程,不应该让自己成为会议的焦点。所以除了必要的时候(如跟大家打招呼),不需要打开摄像头。
另外,关闭摄像头,也可以让参与者的分心降低。(比如有时候摄像头里飘过什么东西,或者背后有个好玩的挂件)

所以作为引导者,要关闭自己的摄像头。

保持参与者的互动

在上述中,已经提到过,虚拟引导没有了面对面,所以在保持参与者的能量方面就需要更多的互动。
比如可以不断的点名。

另外还可以把指令都写在ppt上,让参与者很清晰的知道每个环节做什么。

选择好的工具

Zoom是一款不错的虚拟引导工具。如画板,投票,及分组。所以Zoom中的一些小技巧:

  • 可以多用一下画板(及注释功能)。不管分享的是什么屏幕,参与者都是可以通过注释工具在屏幕上写、画、投票等。
  • 投票工具。可以用Stamp标记来进行投票。需要提前准备好ppt,页面布局。
  • 分组。zoom最强大的一个地方在于分组讨论。可以把参与者分成指定的几组,或者把指定的人分到一个组中。

总结

虚拟引导虽然有很多的不足,但也有它强大的地方。比如不受地点的限制,可以很容易的保存下讨论结果。

如果对于虚拟引导你还有什么疑问或者问题。

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BoB Jiang

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